Prohledat eGON portál

esf_eu_oplzz_cervenapodpora_horizont_CMYK

Celkové shrnutí projektu Racionálně organizovaný úřad Děčín

Ukončení realizace projektu - celkové shrnutí

Realizace projektu byla k 31.8.2013 ukončena. V průběhu 24 měsíců byly prostřednictvím dodavatelů služeb, projektového týmu a cílové skupiny naplňovány cíle projektu.

Během 24 měsíců proběhlo několik aktivit. Na počátku projektu proběhl Personální audit, jehož výstupem byl Záznam z provedeného personálního auditu. Zároveň vznikl dokument metodika personálního auditu, se kterým budou zaměstnanci úřadu pracovat i nadále do budoucna.

Další částí projektu bylo provedení Analýzy systému řízení lidských zdrojů. Po vzájemné komunikaci mezi cílovou skupinou a zástupci dodavatelské společnosti a následné analýze byl zpracován a vyhotoven dokument Analýza systému řízení lidských zdrojů, se kterým se pracovalo v dalších částech aktivit projektu.

Další klíčovou aktivitou byla Implementace softwarového řešení pro podporu personalistiky a vzdělávání. Po výběru vítězného uchazeče byla z jeho strany provedena analýza a následné nasazení softwarového řešení. Vzájemná komunikace probíhala opět mezi cílovou skupinou a zástupci dodavatelské společnosti. Po odladění detailů začali zaměstnanci úřadu plně používat funkcionality personálního softwaru Rentel. Výstupem této části projektu byl implementovaný software RENTEL s produkty eProfil, eAnketa, dokument.

Hodnocení vedoucích zaměstnanců metodikou Development Centra, 360 hodnocení a Kompetenční model pro klíčové pozice bylo další částí projektu. Po intenzivním hodnocení vedoucích zaměstnanců – cílové skupiny proběhlo závěrečné shrnutí a vznik několika dokumentů: Development Centrum – manažerská zpráva a Development Centrum – návrh designu. Manažerská zpráva mimo jiné obsahovala konkrétní individuální výstupy z hodnocení jednotlivých osob. 360 hodnocení se realizovalo prostřednictvím IT aplikace. Výstupem z této části hodnocení byl dokument 360  zpětná vazba. Kompetenční model pro klíčové pozice byl vytvořen za asistence cílové skupiny a projektového týmu. Nástroj má vazbu na nábor a výběr zaměstnanců, na hodnocení zaměstnanců metodikou 180 a 360 a také na rozvoj zaměstnanců. Výstupem z této dílčí části projektu je dokument Kompetenční model.

Předposlední aktivitou projektu byla Tvorba a aplikace Systému hodnocení zaměstnanců, Standardů personalistky a Systému identifikace a rozvoje talentovaných zaměstnanců. Opět byla tato část projektu rozdělena do tří dílčích podčástí. Standardy personalistiky byly jednou z aktivit, při které probíhala analýzy současného stavu personálních procesů. Na základě hloubkové analýzy vznikl dokument Standardy personalistiky. Během tvorby aplikace systému hodnocení zaměstnanců probíhala pro změnu analýza k získání zpětné vazby k fungování současného systému hodnocení zaměstnanců. Na konci této aktivity vzniklo několik dokumentů; Analýza hodnoceníManuál hodnoceného, Manuál hodnotitele a Metodika systému hodnocení Děčín. Systém identifikace a rozvoje talentovaných zaměstnanců byla třetí část této dílčí aktivity. Na základě několika setkání, kde proběhla identifikace silných stránek a rozvojových potřeb vybraných talentů metodikou Development Centra, vznikly dokumenty Development Centrum – k identifikaci potenciálu talentovaných zaměstnanců a Systém identifikace a rozvoje talentovaných zaměstnanců.

Poslední aktivitou projektu byla Revize organizačního řádu, pracovního řádu a dalších dokumentů souvisejících s ŘLZ. Zástupci dodavatelské společnosti provedli detailní analýzy a připomínkování zmíněných řádů a k nim souvisejících vnitřních předpisů související s ŘLZ. Na konci této aktivity vznikly následující dokumenty: Organizační řád, Pracovní řád se zapracovanými vnitřními předpisy související s ŘLZ.

Na konci každé aktivity projektu probíhal závěrečný workshop. Cílová skupina na daném školení byla vždy seznámena s výstupy dané aktivity, vzniklými dokumenty a konkrétními výsledky hodnocení. Po absolvování závěrečných workshopů všichni účastníci obdrželi osvědčení.

Předpokládané cíle projektu tak byly naplněny. Zároveň došlo ke zlepšení kvality řízení lidských zdrojů na magistrátu a to především identifikací slabých stránek v oblasti řízení lidských zdrojů (např. zpracováním analýzy řízení lidských zdrojů či řízenými rozhovory se zaměstnanci magistrátu). Zpracováním doporučení ke zlepšení dodavatelem služby, které bylo výborným podkladem pro zpracováním nových dokumentů (např. Standardy personalistiky), ale také pro tvorbu návrhu nového systému hodnocení zaměstnanců metodou 180°, zaměřeného na hodnocení kompetencí a plnění výkonových cílů. Dále došlo k implementaci a pilotnímu ověření výhod hodnocení metodou 360°. Klíčoví zaměstnanci magistrátu prošli identifikací rozvoje formou Development centra, ze které každý účastník obdržel individuální výstupy.

V průběhu projektu externí firma analyzovala vybrané vnitřní dokumenty (řády a směrnice) a předložila dokumenty aktualizované. 

Během 24 měsíců byly postupně do úřadu zapracovány moderní metody řízení lidských zdrojů. Vznikem různých příruček, manuálů, návrhů designu mohou zaměstnanci úřadu i nadále zvyšovat kvalitu řízení lidských zdrojů.

Po celou dobu průběhu projektu jsme se snažili informovat cílovou skupinu, ale i širokou veřejnost o realizaci daného projektu. Publikovali jsme několik článků o projektu. Aktuální informace o dění v projektu jsme uveřejňovali i na webových stránkách města. Dále jsme nechali pro širokou veřejnost vytisknout letáčky s informacemi o projektu. Byla uspořádaná konference, kde projektový tým představil dosavadní výsledky projekty. Mimo jiné jsme v průběhu projektu nechávali vyhotovovat různé propagační předměty, které byly vždy opatřeny povinným minimem publicity.

Celkové náklady projektu nebyly vyčerpány. Značná úspora byla v rámci výběrového řízení č. 01, kde jsme ušetřili téměř 900 tis. Kč. Ušetřené prostředky jsme v rámci rozpočtu projektu přesouvali dle nutné potřeby na jiné vzniklé náklady (pronájem, navýšení konečné ceny za služby vlivem navýšení sazby DPH, aj.) Dá se říci, že v každé kapitole rozpočtu projektu došlo k finančním úsporám. Mimo jiné i kapitola Osobní náklady. Některé pozice vykonávací činnost na DPČ byly časově značně předimenzované, z tohoto důvodu většina členů projektového týmu na DPČ odpracovala mnohem méně hodiny, než bylo plánováno. Z tohoto důvodu došlo i k nižšímu čerpání osobních nákladů.

Z původně plánovaných celkových nákladů projektu ve výši 7 371 240 Kč jsme skutečně vyčerpali 5 562 632,13 Kč. Tímto jsme vyčerpali cca 75 % z celkových plánovaných způsobilých výdajů projektu. 

Během realizace projektu jsme postupovali efektivně a hospodárně. Cíle projektu byly naplněny. S výstupy projektu bude magistrát i nadále pracovat a rozvíjet.